Forderungsmanagement

Wissenswertes für Praxisinhaber

Leider häufen sich die Berichte, dass Patienten ihre Rechnungen nicht oder nur sehr verzögert zahlen. Das frustriert viele Therapeuten – zurecht. Zahlungsunwillige oder -unfähige Patienten sind ein ernstzunehmendes Problem in vielen Praxen. Diese Entwicklung ist nicht neu, hat sich aber angesichts der Corona-Pandemie noch einmal deutlich verschärft.

Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, dass Leistungen, die in Anspruch genommen werden, bezahlt werden. Häufig zeigt der Alltag ein anderes Bild. Sinkende Zahlungsmoral und zum Teil erhebliche Forderungsausfälle können Praxen in ernste Schwierigkeiten bringen. Was ist also zu tun?

Vorab sind Patienten danach einzuteilen, ob sie sich gar nicht melden oder kommunizieren, dass sie z.B. auf eine Erstattung durch die Krankenkasse oder auf Beihilfe warten. Davon abhängig wird das weitere Vorgehen aussehen müssen.

Allgemeines

Wer im Gesundheitswesen arbeitet, ist oftmals sehr zurückhaltend, offene Forderungen selbstbewusst geltend zu machen und ein effektives Forderungsmanagement zu nutzen. Gerade das ist aber wichtig, um die Liquidität der Praxis sicherzustellen. In vielen Praxen werden immer noch drei Mahnungen mit überaus großzügigen Fristen verschickt, wonach geduldig abgewartet wird. Das ist menschlich verständlich – aber nicht ungefährlich.

Die Erfahrung zeigt: Je früher Rechnungen erstellt und verfolgt werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, das Geld auch zu bekommen.

„Bargeld lacht.“ – Diese Weisheit hat aktuell sicherlich besondere Bedeutung, denn wer Bargeld entgegennimmt, hat es sofort. Auch eine Zahlung mittels EC- oder Kreditkarte ist zu erwägen und hat Vorteile gegenüber einer Zahlung auf Rechnung. Auch wenn ein Patient eine Rechnung benötigt, kann trotzdem um eine Zahlung in der Praxis gebeten werden. Damit erspart sich der Praxisinhaber ein unter Umständen mühsames Mahnwesen. Im Zeitalter einer kontaktlosen, elektronischen Zahlungsweise kann das Argument eines möglichen Infektionsschutzes bemüht werden, um Patienten zu bewegen, vor Ort zu zahlen.

Rechnungserstellung

Zu empfehlen ist, wenigstens quartalsweise, besser monatlich abzurechnen. So lassen sich Forderungsausfälle weitgehend begrenzen. Wenn Patienten Rechnungen noch nicht ausgeglichen haben, ist zu überlegen, vorerst keine neuen Termine zu vergeben.

Wichtig: In jeder Rechnung sollte immer ein konkretes Zahlungsziel als Datum zur Orientierung stehen. Die Erfahrung zeigt, dass Menschen auf Fristen in Form von konkreten Daten am ehesten reagieren. Weniger zu empfehlen sind Formulierungen, die Spielraum lassen, z.B. „zahlbar 14 Tage nach Zugang der Rechnung“ oder Ähnliches. Besser ist, sich auf ein konkretes Datum festzulegen, z.B. „zahlbar bis zum 01.04.2022“.

Zahlt der Patient innerhalb der Frist nicht, muss eine Mahnung/Zahlungserinnerung folgen, gerne als Einwurfeinschreiben, um den Zugang im Streitfall beweisen zu können. Für viele wirkt bereits ein Einschreiben formal und verbindlich. Wenn weiter weder eine Zahlung noch eine Reaktion erfolgt, kann ein Anruf beim Patienten helfen. Das ist sowohl dem Anrufer als auch dem Angerufenen unangenehm, aber der Anruf birgt die Chance, wieder miteinander ins Gespräch zu kommen.

Rechnungen und Verzugsfolgen

Neben den formalen Bestandteilen (Behandlungszeitraum, Behandlung, Einzelpreis) ist v.a. ein konkretes Zahlungsziel wichtig. Dazu kommt der Hinweis auf die Verzugsfolgen. Das Gesetz formuliert dazu in §286 Abs. 3 BGB:

„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug“.

Viele Praxen nehmen diesen Aspekt mit in ihre Rechnung auf und formulieren z.B.: „Diese Rechnung ist bis zum … zur Zahlung fällig. 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung sind Sie gemäß §286 Abs. 3 BGB in Verzug. Die Verzugszinsen belaufen sich auf 5% über dem Basiszinssatz, wenn Sie Verbraucher sind“.

Mahnung

Eine Mahnung oder Zahlungserinnerung sollte immer mit Rechnungskopie versendet werden. Für den Fall, dass der Schuldner die Rechnung verlegt, nicht erhalten etc. hat, erleichtert ihm diese Kopie die Begleichung des offenen Betrags. Eine Zahlungserinnerung sollte freundlich, aber verbindlich formuliert werden, da der Schuldner bereits im Zahlungsverzug ist. Diese kann wie folgt aussehen:

„Sicher ist es nur Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, unsere Rechnung zu begleichen. Zur Sicherheit haben wir eine Kopie unserer Rechnung beigefügt. Wir bitten Sie, die Regulierung nachzuholen und sehen dem Eingang Ihrer Zahlung spätestens bis zum … entgegen. Sie befinden sich bereits seit dem … im Zahlungsverzug. Sollte der Termin nicht eingehalten werden, gehen sämtliche verzugsbedingte Kosten zu Ihren Lasten. Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Wir haben Zahlungseingänge bis zum … berücksichtigt“.

Verjährung

Schuldner können die Einrede der Verjährung erheben, was unbedingt vermieden werden sollte. Dazu muss bekannt sein, wann genau die Verjährung eintritt.

Forderungen verjähren im Grundsatz innerhalb von drei Jahren. Gemäß §199 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch beginnt die dreijährige Verjährungsfrist mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Wenn z.B. eine Forderung am 16.05.2016 entstanden ist, ist sie bis zum 31.12.2019 nicht verjährt. Ab 01.01.2020 tritt dagegen Verjährung ein.

Eine Mahnung hat, anders als oft angenommen, keinen Einfluss auf die Verjährung. Dafür ist ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Erhebung einer Klage erforderlich.

Fazit

Ein effektives Forderungsmanagement sollte in jeder Praxis eingeführt werden. Entscheidend sind eine zeitnahe Abrechnung, eine korrekte, übersichtliche Rechnung, ein höfliches, aber konsequentes und termingerechtes Mahnverfahren. Hierfür sollten Wiedervorlagefristen eingeführt und Zahlungseingänge regelmäßig kontrolliert werden. Zahlungserinnerungen, ggf. auch als Telefonanrufe, können helfen, viele Patienten zur Zahlung zu bewegen. Spätestens im Herbst sind offene Altrechnungen zu kontrollieren, um rechtzeitig vor drohender Verjährung aktiv werden zu können. Bleiben Rechnungen trotz Aufforderung unbezahlt oder droht Verjährung, kommt ein anwaltliches Mahnschreiben bzw. ein gerichtlicher Mahnbescheid in Betracht.

Nur wer konsequent dafür sorgt, dass die eigene Dienstleistung bezahlt wird, kann dauerhaft wirtschaftlich erfolgreich sein.

Dr. jur. Birgit Schröder
Fachanwältin für Medizinrecht